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IT schafft Vorsprung

Agilere und effizientere Geschäftsprozesse bei weniger Kosten

Diakonie Ruhr ersetzt Rechenzentrum durch die CEMA-Cloud

Diakonie Ruhr ersetzt Rechenzentrum durch die CEMA-Cloud: Agilere und effizientere Geschäftsprozesse bei weniger Kosten

Die Diakonie Ruhr hat ihr Rechenzentrum in die Cloud des IT-Systemhauses CEMA verlagert – und spart mit diesem konsequenten Schritt nicht nur Kosten ein, sondern hat auch einen Wandel im Unternehmen ausgelöst: hin zu mehr Geschwindigkeit und Effizienz in den Geschäftsprozessen.

Wie bei vielen mittelständischen Unternehmen klafften auch bei der Diakonie Ruhr die Ansprüche der IT-Abteilung an die eigene Rolle und an zukunftsfähige Technologie im Verhältnis zu den Aufgaben des Alltags weit auseinander. Statt Technologietreiber für die Fachbereiche zu sein, reichten Manpower und Budget gerade mal aus, den umfangreichen IT-Betrieb für die 3 000 Anwender und 82 Gesellschaften am Laufen zu halten. „Wir liefen ständig den technischen Updates und Innovationszyklen sowie den Anfragen der Fachbereiche hinterher“, sagt Thomas Borgmann, IT-Leiter bei der Diakonie Ruhr. „Wir wollten daher weg vom klassischen On-Premise-Modell. Denn das war weder wirtschaftlich noch zukunftsfähig.“

50 Prozent weniger Kosten als im Eigenbetrieb durch Cloud

Erfolgsfaktor Projektmanagement: Ganze Organisation einbinden

Die Kosten-Nutzen-Rechnung überzeugte die Geschäftsführung von der Cloud. „Einen so tiefgreifenden kulturellen Wandel muss die gesamte Organisation unterstützen“, betont Swierkot. Die Fachbereiche wurden daher von Beginn an in das Projekt eingebunden. In regelmäßigen Terminen stellte die CEMA in einer auch für nicht IT-Experten verständlicher Sprache die Zielarchitektur und die Meilensteine auf dem Weg dorthin vor: „Jeder wusste, wohin es geht, und wann die einzelnen Schritte erfolgen. Dieses Vorgehen war außerordentlich wichtig für den Projekterfolg“, sagt Borgmann.

Um den laufenden IT-Betrieb nach der konzernalen Umstrukturierung sicherzustellen, wurde zuerst die Infrastruktur mit rund 200 Virtuellen Maschinen in das IT-Service Center (ITSC) der CEMA migriert. Der Cutover an einem Wochenende verlief reibungslos. Die 3 000 Mitarbeiter konnten am Folgetag wie gewohnt  arbeiten. Die Diakonie Ruhr nutzt die CEMA-Plattform jetzt als Sprungbrett in die Cloud. Bei jeder Anwendung wird geprüft: Lässt sie sich nach Bedarf vom Hersteller als Service beziehen, damit immer die aktuelle Version bereitsteht? Ist das wirtschaftlich und sicher?

Wandel der IT zum kundennahen Dienstleister

Durch das Auslagern der IT hat die IT-Abteilung wieder Freiraum für das Wesentliche gewonnen: die Technologien nach vorne treiben und die Anforderungen der internen Kunden schneller umsetzen. Aktuell laufen mehrere Projekte, um Geschäftsprozesse zu straffen und zu vereinfachen. Ein großes Thema ist Microsoft Office 365. Die Einführung eröffnet neue Möglichkeiten wie den standortunabhängigen Zugriff auf E-Mails sowie die vereinfachte Zusammenarbeit von virtuellen Projektteams und mit Geschäftspartnern auf einer gemeinsamen Kommunikationsplattform.

„Gemeinsam mit der CEMA sind wir bei unseren Kompetenzen jetzt viel breiter aufgestellt und können deutlich mehr technische und Service-Anforderungen abbilden“, konstatiert Borgmann. Die IT ist für die Anwender kein Nadelöhr mehr, sondern es gibt mit dem ITSC der CEMA einen breiten Kanal für ihre Anfragen. Darüber erhalten die Anwender schnell Reaktionen sowie Ansprechpartner, die immer verfügbar sind.

„Wir arbeiten näher als je zuvor an unseren Kunden, die uns als Dienstleister wahrnehmen. Wir holen Themen in die IT zurück, die aus Zeitnot liegengeblieben waren, oder an der IT vorbei organisiert wurden“, berichtet Borgmann.

Er hat jetzt die Mittel dazu, die 82 Einrichtungen der Diakonie Ruhr, in die auch externe Anwender eingebunden werden müssen, zentralisiert in der Oberhoheit der IT zu behalten. Ziel ist, das richtige Maß an Agilität zu schaffen, das weder die Anwender einengt noch Innovationen blockiert, und gleichzeitig ein wirtschaftliches und sicheres Arbeiten erlaubt. Borgmann zweifelt nicht am Gelingen: „Mit der CEMA, die uns als Trusted Advisor so fundiert und transparent berät, sind wir sicher: Wir tun das richtige.“

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