Der „Unternehmens“- Erfolgsfaktor: Der digitale Arbeitsplatz

Autor: Michael Nickolai, Geschäftsführer, CEMA Mannheim & CEMA Frankfurt

Funktionierende digitale Arbeitsplätze sind ein entscheidender Baustein in der Zukunftsstrategie erfolgreicher Unternehmen.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Flache Hierarchien und flexible Arbeitszeiten führen zu mehr Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter. Digitale Arbeitsplätze wirken sich auch unmittelbar auf die Produktivität aus: Denn die Mitarbeiter, die durch neue Tools eine Verbesserung ihres Arbeitsalltags erleben, sind in der Regel motivierter und arbeiten effektiver. Moderne Arbeitszeit- und Home Office-Modelle können mit digitalen Arbeitsplätzen effizient gestaltet werden. Dies führt immer mehr zu einer erhöhten Mitarbeiterbindung. Denn nicht alle Mitarbeiter können und möchten täglich im Büro tätig sein. Darüber hinaus entsteht eine positivere User Experience, die nachweislich zur höheren Mitarbeiterzufriedenheit- und produktivität führt.

Wie jede Neuerung bringt jedoch auch die Einführung digitaler Arbeitsplätze im Unternehmen Herausforderungen mit sich. Damit die Einrichtung von Digital Workplaces gelingt, sollten die Unternehmen individuelle Lösungsvorschläge zur Überwindung der folgenden drei großen Hürden entwickeln:

Herausforderung 1: Kommunikationschaos durch zu viele Tools

Digitale Arbeitsplätze zeichnen sich durch flexible Kommunikationsmöglichkeiten und einen direkten Zugriff auf alle wichtigen Daten eines Projektes aus. Abteilungsübergreifende Videokonferenzen sollten ebenso möglich sein wie die Arbeit an gemeinsamen Bildschirmen und das Versenden von Nachrichten in Echtzeit. Werden digitale Tools jedoch häppchenweise eingeführt, entsteht ein Dickicht aus unterschiedlichsten Systemen, die nicht miteinander kompatibel sind, sodass im schlimmsten Fall eine schnelle Kommunikation unmöglich wird und Mitarbeiter viel Zeit mit nicht funktionierender Technik verschwenden. Gleichzeitig führt dies zwangsläufig zu Produktivitätseinschränkungen.

Die Lösung

Eine gründliche Analyse mit Mitarbeitern aus allen Bereichen des Unternehmens sollte durchgeführt werden. Ein erster Schritt ist dann die notwendige Konsolidierung von nicht notwendigen Strukturen und Applikationen. Die Fokussierung auf wichtige und notwendige Tools, die miteinander kompatibel sind und alle Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes erfüllen, ist sinnvoll. Überflüssige Anwendungen sollten rigoros entfernt werden – somit sparen die Unternehmen zusätzlich Lizenzgebühren und Wartungskosten ein. Auch der Support kann entlastet und gleichzeitig fokussiert werden. Ziel sollte es sein, eine Plattform zu schaffen, auf der alle Anwendungen zusammenlaufen, sodass auch die abteilungsübergreifende Kommunikation reibungslos abläuft. Auch ist darauf zu achten, dass zukünftige Anschaffungen stets im Hinblick auf die gesamte digitale Struktur erfolgen und der Blick sich von den Insellösungen im Unternehmen zur digitalen Infrastruktur verändert.

Herausforderung 2: Fehlende IT-Struktur

Um digitale Tools erfolgreich zu nutzen, ist eine zukunftsfähige IT-Struktur unerlässlich. Doch in vielen Firmen wird diese wichtige Schnittstelle zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden vernachlässigt. Veraltete Systeme und fehlendes Fachpersonal sorgen für Ausfälle: Verprellte Kunden, deren Mails nicht zugestellt werden, oder fehlgeleitete Nachrichten innerhalb des Unternehmens sind nur einige der Folgen. Hierdurch können erhebliche Verzögerungen in den Betriebsabläufen oder Umsatzverluste entstehen.

Die Lösung

Die Etablierung von einheitlichen IT-Lösungen im gesamten Unternehmen sollte kombiniert werden mit einem angemessenen, hochwertigen Service. Diese Vorgehensweise verbessert nicht nur die Stabilität der Infrastruktur, sondern minimiert eventuelle Ausfallzeiten erheblich. In diesem Zusammenhang ist auch die Auswirkung auf die Motivation der Mitarbeiter nicht zu unterschätzen. Stabilität und Verfügbarkeit des digitalen Arbeitsumfelds sind hier zunehmend entscheidende, motivationsbeeinflussende Komponenten. Hierzu müssen nicht zwangsläufig eigene Mitarbeiter eingesetzt werden. Externe Lösungen im Bereich Microsoft oder bei Standarttools bieten heute viel Leistung für überschaubares Geld und können als Alternative bedarfsorientiert eingesetzt werden.

Herausforderung 3: One-Man-Show statt Teamwork

Damit digitale Arbeitsplätze zu einem Erfolg werden, müssen alle an einem Strang ziehen. Es macht wenig Sinn, wenn Einzelpersonen Maßnahmen anordnen, ohne auf die Anforderungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter zu achten – denn der digitale Arbeitsplatz der Zukunft steht auch für effektive Teamarbeit. In Zukunft werden Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und teilweise nur digital miteinander kommunizieren. Ohne einen Teamspirit und eine gemeinsame Motivation kann schnell ein Gefühl von Isolation entstehen – was bei Mitarbeitern zu Frust und somit zu einem geringeren Einsatz für die Ziele des Unternehmens führen kann.

Die Lösung

Zahlreiche Erfahrungen und Studien zeigen, dass Mitarbeiter wesentlich effektiver und motivierter arbeiten, wenn sie ein Gemeinschaftsgefühl haben – das gilt auch und gerade für diejenigen, die nicht unmittelbar vor Ort arbeiten. Tools, die gezielt die Kommunikation innerhalb von Teams ermöglichen, helfen dabei ebenso wie das Definieren eines gemeinsamen Ziels und die Berücksichtigung der Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter. Fragen Sie nach: Welche technischen Möglichkeiten erleichtern die Arbeit und welche Form der Kommunikation funktioniert am besten? Mit diesen Vorgaben können passgenaue digitale Arbeitsplätze eingerichtet werden, die auch die Mitarbeiter motivieren. Wenn Sie zusätzlich auf gut funktionierende Teams achten, die sich gegenseitig ergänzen, wird digitales Arbeiten schon sehr bald zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor im Unternehmen! Beziehen Sie hier Ihre Teams aktiv in Workshops mit ein und sorgen Sie auch dafür, dass die Apps & Tools motiviert angewendet und effizient genutzt werden. Auch ein möglicher Aus- und Weiterbildungsbedarf bei definierten User Gruppen sollte hier berücksichtigt werden.

Umdenken ist gefragt!

Um digitale Arbeitsplätze erfolgreich einzurichten, sollten Unternehmen sowohl im Bereich Technik als auch in der Mitarbeiterführung umdenken. Die gesamte IT-Infrastruktur gehört auf den Prüfstand – mit dem Ziel einheitliche IT-Lösungen und kompatible Tools für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig müssen Hierarchien und Zeitpläne neu gedacht werden, sodass Mitarbeiter einen direkten Nutzen durch den digitalen Arbeitsplatz spüren und sich als Teil eines Teams verstehen. Wenn all dies gelingt, ist der digitale Arbeitsplatz ein erfolgversprechender Faktor für die Zukunftsstrategie erfolgreicher Unternehmen.

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Michael Nickolai

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