Next Generation Workplace: Mobility flexibilisiert den Arbeitsplatz

Dies ist ein Ausschnitt aus unserem Strategiepapier Next Generation IT – Mobility und Cloud als Kernsäulen der Digitalen Transformation. Sie können sich das ganze Papier hier downloaden.

Ist es den Unternehmen erst einmal gelungen, ein festes digitales Fundament aufzubauen und die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen, so können die Digital Value-Adds, also die Mehrwerte der Digitalen Transformation, in Angriff genommen werden.

In der Praxis laufen viele Initiativen aber bereits parallel an, um schon frühzeitig erste Früchte aus den Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen ernten zu können. Mit der Digitalisierung ergeben sich tatsächlich vielseitige Potentiale, die den Unternehmen offen stehen. Gerade in der aktuellen „Mobile First“ Ära, ist die Umgestaltung und Neu-Konzeption des Arbeitsplatzes hin zu einem „Digital Workplace“ immer beliebter. Im Rahmen dieses Digital Workplace spielen diverse Faktoren eine Rolle. Zum einen führen neue Organisationsmodelle und die stärkere Berücksichtigung des individuellen Lifestyles im Beruf immer häufiger zu dezentralen Arbeitsmodellen.

Um also die Work-Life- Balance der Mitarbeiter optimal zu unterstützen und darüber hinaus auch über flexible und motivierte Mitarbeiter eine höhere Produktivität, Kreativität und Leistung zu erzielen, entwickelt sich der moderne Arbeitsplatz zunehmend weg vom Schreibtisch und stärker hin zu flexiblen Plätzen inner- und außerhalb des Unternehmens-Campus. Daher sehen auch insgesamt 43 Prozent der befragten Entscheider, dass das Verlangen nach einer besseren Work-Life- Balance (16 Prozent) sowie die neue Form von Teamarbeit und Collaboration (27 Prozent) maßgebliche Trends sind, die bei der Ausgestaltung der neuen Arbeitsplatzstrategien von Bedeutung sind.

Zum anderen sind es auch immer die stärker zur Verfügung stehenden Technologien, die dafür sorgen, dass der dezentrale Arbeitsplatz auch optimal genutzt werden kann. Denn mithilfe von neuen Business- und Productivity Suites erhalten die Mitarbeiter Zugriff auf Anwendungen und Daten, die sie bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten optimal unterstützen.

Darüber hinaus sorgen Tablets, Laptops und Smartphones dafür, dass die Anwendungen auch überall adressierbar sind. Mit der Verfügbarkeit und steigenden Einsatzmöglichkeit der mobilen Endgeräte wird somit ein neuer Horizont der Arbeitsgestaltung, aber auch der Arbeitsleistung ergründet. 26 Prozent der Entscheider sehen demzufolge die Verfügbarkeit der mobilen Geräte, Technologien und Cloud-Services als wesentlichen Trend der neuen Arbeitsplatzstrategien an.

Letztlich spielen aber auch häufig übergeordnete Gründe eine Rolle. So müssen viele Unternehmen auch auf den demografischen Wandel und den damit einhergehenden Fachkräftemangel reagieren (13 Prozent). Hier bieten sich neue Workplace- und Mobility-Konzepte an, um einerseits fehlende Skills mit digitalen Tools auszugleichen und andererseits für junge Fachkräfte eine attraktive
Arbeitsumgebung zu schaffen, damit die Unternehmen den War for Talents für sich gewinnen können. Auch der schnelle Wandel der Geschäftsmodelle zwingt viele Unternehmen zum Handeln (18 Prozent). Denn um in dieser dynamischen Umgebung möglichst agil bleiben zu können, sind responsive und leistungsfähige Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor, der über Erfolg und Misserfolg
entscheiden kann.

Mobilitätskonzepte im Unternehmen

Unternehmen werden zukünftig auch unabhängig von den konkreten Auslösern wenigstens partiell auf alternative Arbeitsplatzkonzepte oder mobile Technologien für die Mitarbeiterproduktivität
setzen. Denn auch wenn die Unternehmen selbst keine eigenen Initiativen einleiten, so gelangen über die Mitarbeiter, die bereits privat tief in den Smartphone-Lifestyle integriert sind, neue Technologien und Services in das Unternehmen.

Daher haben die meisten Unternehmen es selbst als Pflicht definiert, wenigstens die Art und Weise, wie sie mobile Endgeräte ausrollen werden und den Einsatz von notwendigen Management-
Werkzeugen zu definieren. Die meisten Unternehmen werden allerdings noch einen Schritt weitergehen und ihre neuen Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte als wichtige Säulen ihrer
Digitalisierungsaktivitäten verstehen.

Dazu zählen dann nicht nur Grundlagen für die Verteilung der Endgeräte, sondern ein ganzheitliches und integrales Konzept, das die Freiheiten und Limitationen der Mitarbeiter bei der Nutzung
der Technologien genau festlegt und darüber hinaus sehr konkret vorgibt, welche Werkzeuge eine optimale Unterstützung darstellen.

Hinsichtlich der Strategie, wie mobile Endgeräte im Unternehmen eingeführt und genutzt werden, sind viele Varianten denkbar. Unternehmen können je nach Größe, Mitarbeitern und Sicherheitsbedarf selbst die passende Strategie wählen. Als gängigste Strategien gelten die folgenden drei Varianten:

Bring Your Own Device (BYOD): Das Unternehmen gestattet den Mitarbeitern, eigene Endgeräte für den Geschäftseinsatz zu nutzen. Die Kosten werden je nach Vereinbarung vom Mitarbeiter oder Unternehmen getragen. Besonders zu beachten sind hier die rechtlichen Fragestellungen.

Choose Your Own Device (CYOD): Das Unternehmen stellt eine eigene Auswahl von Endgeräten zur Verfügung und trägt die Kosten. Die Sicherheitsstrategie legt das Unternehmen fest. Die private Nutzung wird unternehmensindividuell festgelegt.

Corporate Owned Personally Enabled (COPE): Das Unternehmen stellt ein Endgerät bereit und trägt in der Regel alle Kosten. Der Mitarbeiter sorgt dafür, dass alle notwendigen Prozesse (geschäftlich und privat) weitgehend in einer gesicherten Umgebung laufen. Dies erfordert meist technisches Knowhow der Nutzer. Eine Abwandlung von COPE ist COBO (Corporate Owned Business). Bei 75 Prozent der Unternehmen wurde die Entscheidung bereits getroffen.

Trotz des unter Umständen erhöhten Aufwands sehen 41 Prozent der Entscheider die CYOD-Variante als geeignete für ihr Unternehmen an. Mit Hilfe der richtigen Strategie können mit CYOD direkt die Endgeräte bereitgestellt werden, die optimal in die Unternehmens- und IT-Landschaft passen und die notwendigen Tools und Services abbilden, die den Mitarbeitern die optimale Unterstützung darstellen.

So können die Anwender in ihrem Entscheidungsspielraum die passenden Endgeräte auswählen und mithilfe der vorkonfigurierten Einstellungen privat und geschäftlich profitieren. Bemerkenswert ist, dass sich auch im Rahmen dieser Stichprobe erneut bestätigt, dass der oft postulierte Trend BYOD dabei nicht die präferierte Wahl ist. Bring Your Own Device lässt die Verantwortung der Geräte häufig aus den Händen der Unternehmen gleiten.

Wenngleich viele Anbieter die entsprechenden Lösungen und Konzepte bereitstellen, sehen offenbar immer mehr Unternehmen von der Strategie ab. Gerade vor dem Hintergrund der Fragmentierung und der schwierigen Sicherheits- und Patch-Strategie der Geräte sowie regulatorischen und rechtlichen
Grauzonen, stellen diese häufig ein Sicherheitsrisiko und einen Kontrollverlust dar. Dies führt unter Umständen also nicht nur zu Einbußen bei der Produktivität, die BYOD-Geräte oft hochgradig
individualisiert und privatisiert sind, sondern auch zu kritischen Datenverlusten.

Vor dem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass im Rahmen der Befragung nur knapp 12 Prozent diesen Weg gehen. Auch die COPE-Variante ist deutlich attraktiver für die Unternehmen. 22 Prozent der Entscheider gaben COPE als bevorzugte Methode an. Hier haben die Mitarbeiter wie bei CYOD
den Vorteil der Kostenübername seitens der Unternehmen, allerdings müssen sie sich mit den ausgewählten Geräten gut auskennen und auch hier die richtigen Entscheidungen hinsichtlich der Anwendungs- und Sicherheitsauswahl treffen, die über die zentralen Lösungen hinausgeht.

Fakt ist, dass fast alle Unternehmen zukünftig einen Prozess für die Endgerätenutzung festlegen. Denn nur gut 14 Prozent der Unternehmen werden nach aktuellem Stand darauf verzichten, weitere 11 Prozent sind sich noch nicht sicher welche Strategie für Sie die passende ist.

Mit diesen Fragen geht auch immer die Balance zwischen Sicherheit der Daten und Produktivität beziehungsweise Flexibilität für die Mitarbeiter einher. Unternehmen müssen bereits bei der Wahl des Lösungsstack für das Management und die Grundlage der Mobility-Strategie eine grobe Richtung einschlagen. Unternehmen, die diesen Lösungen ein striktes Rechtemanagement oder Anti-Malware bzw. Antivirus, sicheres Single Sign On oder VPN als Hauptanforderung zuschreiben zählen eher zu denen, die mehr Wert auf die Sicherheit der Daten legen. Im Rahmen der Befragung waren dies jeweils 26 Prozent. Weitere 27 Prozent der Unternehmen befinden sich auf einem eher moderaten Kurs, indem sie eine Container-Technologie beziehungsweise ein standardisiertes Mobile Application Management wünschen, dass dafür sorgt, dass relevante Apps für den privaten und geschäftlichen
Gebrauch abgetrennt werden aber möglichst die produktiven Anwendungen bereitgestellt werden.
Bislang sind es nur wenige Unternehmen, die ihre oberste Priorität auf Collaboration Features (12 Prozent) oder einen Enterprise App Store (9 Prozent) legen und damit eher den Fokus auf die Anwendungsvielfalt und Produktivität der Mitarbeiter legen.

Hinsichtlich des Planungsfortschritts befinden sich die Unternehmen wie auch bei der Infrastrukturplanung an unterschiedlichen Meilensteinen. Während 34 Prozent der befragten Entscheider in ihren Unternehmen bereits die technologische Basis-Landschaft für ihre Mobility-Strategie gelegt haben, sind 37 Prozent der Unternehmen auch noch ganz am Anfang ihrer Aktivitäten. Die restlichen 28 Prozent haben den Technologiepartner bereits ausgewählt und befinden sich teilweise schon in der konkreten Planung der Technologielandschaft.

Mobility-Strategie

Unabhängig des Fortschritts gilt es stets, den Anbieter auszuwählen, der in der Lage ist, die Bedürfnisse der Unternehmen hinsichtlich Wachstum und Sicherheits-/Flexibilitätsbedarf auch
langfristig zu unterstützen. Denn die Festlegung der technologischen Basis für die Mobility-Strategie ist bereits wesentlich, um auch zukünftig alle Potentiale aus der Mobility-Ära schöpfen zu
können. Denn das Enterprise Mobility Management ist nicht nur die Grundlage für die Kontrolle, Sicherung und Überwachung der Endgeräte sondern auch die wesentliche Basis, um die Value-Adds wie interne Prozessoptimierungen und neue Geschäftsmodelle zu schaffen. Nur diejenigen Anbieter, die in der Lage sind eine solche Strategie auch langfristig abzubilden und die stetigen
Updates und Entwicklungsbedarfe, mitzugehen, kann den Unternehmen langfristig eine Hilfe sein.

Daher ist es ratsam, sich einen guten Überblick über die Anbieterlandschaft geben zu lassen. Gerade in einem Marktsegment wie EMM, wo derzeit viele Anbieter die klassischen Funktionen abbilden können, ist es wichtig, sich auf die zusätzlichen Entwicklungspotentiale zu fokussieren.

Hier wird oftmals die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg gefällt. Denn das Ziel aller Unternehmen soll und wird es sein, möglichst schnell aus der bloßen Sicherung der mobilen Endgerätelandschaft echte Potentiale zu generieren, um schlussendlich die Digital Mobile Customer Experience auf ein neues Niveau zu katapultieren.

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