Microsoft Teams als Telefonanlage für Unternehmen

Unternehmen nutzen zunehmend Microsoft Teams als Telefonanlage. Bild: dusanpetkovic1/stock.adobe.com

Zum 31. Juli 2021 wurde der Webservice Skype for Business eingestellt. Von diesem Schritt sind zwar vorerst nicht die Privatversionen von Skype sowie der Skype for Business Server für Geschäftskunden betroffen. Doch die Intention von Microsoft ist eindeutig erkennbar. Langfristig wird Microsoft Teams als cloudbasierte Kollaborationsoption präsentiert.

Weltweite Erreichbarkeit

Microsoft Teams hat sich mittlerweile als virtuelle Telefonanlage bewährt, die eine weltweite Erreichbarkeit ermöglicht. Neben umfassenden Chat- und Meetingfunktionen steht Microsoft Teams als Telefonanlage zur Verfügung, ohne dass bislang bestehende Telefonie-Infrastrukturen angepasst werden müssen. Als Nachfolger von Skype for Business kann Microsoft Teams einfach mit einer modernen IP-Telefonanlage verbunden werden. Über Teams Telefonie ist es so problemlos möglich, Festnetz- sowie Mobilfunknummern unmittelbar über die Kollaborationslösung anzurufen. Ein stetiger Wechsel zwischen mehreren Geräten und Apps ist dadurch nicht erforderlich. Diese Funktionsweise hat für Mitarbeiter von Unternehmen zur Folge, dass sie unter bislang bekannten Rufnummern international mobil erreichbar sind – von jedem Computer, Smartphone oder anderweitigem Telefon.

Verschiedene Anruffunktionen

Ein Vorteil von Microsoft Teams sind zahlreiche Anruffunktionen. Beispielsweise können Nutzer über die Telefonanlage als Add-on oder den Microsoft Teams Client Telefonate annehmen, diese vermitteln oder weiterleiten. Auf Wunsch ist es ebenfalls möglich, Konferenzen oder Telefonate bei Bedarf mithilfe von Microsoft Stream aufzuzeichnen oder zu archivieren. Im Bedarfsfall erstellt Teams ebenfalls Meeting-Protokolle oder Transkripte, die auf Wunsch in bis zu 40 Sprachen übersetzt werden können. Die App ermöglicht es zusätzlich, das E-Mail-Postfach sowie den Anrufbeantworter miteinander zu verbinden. Ein hilfreiches Feature ist hierbei eine cloudbasierte Voicebox einschließlich Spracherkennung, welche Sprachnachrichten an den Posteingang vermittelt. Nachrichten werden durch ein Transkript komplettiert, bei dem die Sprachmitteilungen in Texte konvertiert werden. Auf diese Weise sind Sprachnachrichten auf allen beliebigen Endgeräten ablesbar.

Viele Vorteile für Unternehmen

Eine weitere hilfreiche Unterstützung ist das Administratorenportal von Microsoft Teams und Office 365, das als umfassendes Tool zur Verwaltung sowie zum Monitoring von Anrufgruppen, Rufumleitungen, Telefonnummern und Benutzern geeignet ist. Dieses Portal ermöglicht es beispielsweise Administratoren, Nutzerdaten zu verwalten oder Telefonnummern zuzuweisen. Die Telefonanlage ist ebenfalls dafür geeignet, um sich einen Überblick über Sitzungen, aktive Nutzer oder Clientgeräte zu verschaffen. Mitarbeiter profitieren von den Vorzügen des Tools, indem sie ihre Vertretungen eigenständig organisieren. Microsoft Teams ist dadurch eine praktikable Cloud Telefonanlage, durch die Unternehmen Kosten und komplexe Kommunikationsabläufe deutlich minimieren können. Ein weiterer, großer Vorteil ist es für Firmen zudem, dass keine On-Premise-Hardware erforderlich ist. Eine Wartung der Anlage entfällt ebenfalls, da fachlich geschulte Spezialisten die Administration der Cloud im Teams Admin-Center vornehmen.

Funktionen von Microsoft Teams im Überblick

Zusammenfassend erfüllt Microsoft Teams zahlreiche Funktionen, die Unternehmen in vielfacher Hinsicht zugutekommen:

  1. Anrufe von jedem beliebigen Standort und Device
  2. Anzeige von Rufnummer bzw. Caller-ID
  3. Weiterleitung und Parken von Anrufen
  4. Meetings
  5. One-Click-Anrufe
  6. Zugriffe auf Kontakte aus Outlook
  7. Zugang zu Office-Apps
  8. KI unterstützte Transkriptionen bzw. Übersetzungen
  9. Option auf eine Erweiterung durch Raumlösungen
  10. unkomplizierte Administration
  11. Service-Warteschlangen
  12. automatische Telefonzentralen einschließlich Telefonmenüs
  13. clever konzipiertes Call-Management und Call-Routing
  14. zuverlässige Cloud-Telefonie

Microsoft Teams installieren: Die drei erforderlichen Bausteine

Eine Nutzung der Teams Telefonie erfordert drei Bausteine. Neben einem SIP-Trunk Anschluss für IP-basierte Telefonie ist Microsoft Teams als Teil von Office 365 erforderlich. Zusätzlich ist ein leistungsstarker Router notwendig, der als Übersetzer zwischen der Microsoft Teams Telefonanlage sowie dem SIP-Trunk des All-IP-Anschlusses fungiert. Das Add-On Telefonanlage ist in die Enterprise Edition E5 inkludiert und kann zudem zu den Editionen E1 sowie E3 hinzugebucht werden.

Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen

Indem Microsoft den Zugriff auf eine virtuelle Festnetznummer oder einen Rufnummernblock des Vorwahlkreises ermöglicht, räumt Microsoft Teams einige Vorteile gegenüber Hardware-Telefonanlagen ein. Neben der Unabhängigkeit vom Ort der Nutzung verzichten Anwender auf anfallende Roaminggebühren sowie die erforderliche Administration und Wartung. Zusätzlich profitieren sie von flexibel nutzbaren Features und starken Individualisierungsoptionen. Kostenfreie interne Gespräche sind über Microsoft Teams ebenso möglich wie eine Festnetztelefonie mit allen Endgeräten. Zugleich legt Teams die technische Grundlage für Video- und Screen-Sharing sowie eine Einbindung externer Mitarbeiter.

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