Sommer, Sonne, Urlaubszeit – und wer kümmert sich um die IT?

Managed Services als Urlaubsvertretung zur Entlastung der internen IT. Bild: wavebreak3/stock.adobe.com

Im IT-Regelbetrieb steht der Umgang mit Problemen auf der Tagesordnung. Schnell ist das Fachpersonal zur Stelle, um die Probleme zu beseitigen. Doch in der Urlaubszeit oder im Krankheitsfall sind die Ansprechpartner nicht zur Stelle. Für diesen Fall müssen Unternehmen nach einer anderen Lösung Ausschau halten.

Die wichtigsten Aufgaben von Administratoren und IT-Leitern

Ein IT-Leiter oder Administrator sorgt dafür, dass der IT-Betrieb eines Unternehmens gewährleistet wird. Somit tragen Administratoren effizient dazu bei, die Funktionsfähigkeit der Firmen aufrechtzuerhalten. Die Funktion der IT-Spezialisten ist in einem Unternehmen besonders wichtig, da zahlreiche Arbeitsprozesse an funktionierende IT-Systeme gebunden sind. Entfallen die Arbeitsprozesse, können Mitarbeiter ihre berufliche Tätigkeit nicht oder nur zum Teil erledigen. Schlimmstenfalls drohen Umsatzverluste oder gar Produktionsausfälle.

Unterschiedliche Aufgabenbereiche

Das Aufgabenfeld eines Administratoren schließt die Verwaltung, Erstellung und Wartung von Dateiservern ein. Als Support stehen die IT-Experten für Arbeitsplatzrechner, Mailserver oder mobil einsetzbare Geräte wie Smartphones, Notebooks und Tablets zur Verfügung. Systemadministratoren übernehmen die Pflege der Systeme mithilfe verschiedener Betriebssysteme wie Windows oder Linux. Werden neue Systeme in die Firmensoftware integriert, übernehmen die IT-Leiter die Installation und Konfiguration. Zudem sind die Spezialisten für die Pflege des zum Unternehmen gehörigen Netzwerks verantwortlich.

Herausforderungen der IT während des Urlaubs

Planen IT-Administratoren einen Urlaub oder tritt unter den Experten ein Krankheitsfall ein, kann der IT-Betrieb der Firmen in aller Regel nicht aufrechterhalten werden. Trotz vorheriger Planung ist kein Unternehmen davor gefeit, dass unvorhergesehene Störungen auftreten und schlimmstenfalls sogar der ganze Betrieb stillsteht. Damit der IT-Betrieb in diesen Fällen ungestört weiterläuft, ist eine Organisation geordneter Strukturen und Prozesse dringend erforderlich.

Unternehmerische Risiken minimieren

Eine Urlaubsvertretung ist sinnvoll, um unternehmerische Risiken deutlich zu minimieren. Neben der Datensicherung oder Softwareupdates sollten Sicherheitsupdates keinesfalls zeitlich hinausgezögert werden. Insbesondere im Kampf gegen Cyberkriminalität ist es wichtig, stets aktiv zu sein. Begleiterscheinungen wie ein Datenverlust bergen für Unternehmen ein hohes Problempotenzial.

Die Vertretung gezielt auf die Aufgabe vorbereiten

Umso wichtiger ist es, eine Vertretung zu finden, welche die Aufgaben der IT-Administratoren zur Urlaubszeit oder im Krankheitsfall übernehmen kann. Alle Betroffenen sollten schon im Vorfeld abklären, ob sich die Vertretung der Aufgabe auch fachlich gewachsen fühlt. Im Idealfall sollten IT-Leiter die Vertretung selbst schulen und persönlich auf die Herausforderungen vorbereiten. Ohne einen Administrator fehlt vielen Firmen im Gegenzug ein Garant für gut funktionierenden IT-Betrieb. Diese Sicherheitslücken sollten gar nicht erst entstehen.

Managed Services als Urlaubsvertretung

Wer jedoch keinen geeigneten Ersatz für einen IT-Administratoren findet, sollte sich extern an Fachleute wenden. Managed Services versprechen maßgeschneiderte Lösungen, um den IT-Betrieb auch im Krankheitsfall oder während des Urlaubs der eigenen Mitarbeiter zu gewährleisten. Via Outsourcing beauftragte IT-Experten ermöglichen einen reibungslosen Geschäftsablauf auch dann, wenn sich die eigenen IT-Mitarbeiter im Urlaub befinden. Dieses System hat zahlreiche Vorteile.

Vorteile durch Managed IT-Services

Das Ziel seriöser Managed Service-Anbieter ist es, mithilfe maßgeschneiderter Lösungen den unternehmerischen Alltag zu erleichtern und deren Effizienz zu erhöhen. Lagern Firmen die IT-Administration aus, haben sie im Gegenzug mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft sowie die Leitung der Unternehmen zu konzentrieren. Indem Managed Service Provider die Wartung, Aktualisierung sowie Planung übernehmen, ist automatisch mehr Zeit für andere unternehmerische Aufgaben übrig. Ein weiterer Vorteil bezieht sich auf die Kosten. Soll anderes Personal bei Urlaubsabwesenheit oder Krankheit die IT-Leitung übernehmen, sind eventuell kostenintensive Schulungen oder Einstellungsprozesse erforderlich. Mit Outsourcing übernehmen geschulte Managed Service-Partner diese Dienstleistungen.

Verbesserte Konkurrenzfähigkeit

Zugleich erhöht der Einsatz von Managed Services die Konkurrenzfähigkeit. Insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Verträgen haben Unternehmen einen Zugriff auf hochwertige Technologien und Expertise, ohne größere Geldsummen bezahlen zu müssen. Zur Entlastung der eigenen IT sind Managed Services empfehlenswert, um einfache und dennoch zeitaufwändige Tätigkeiten auszulagern. Zugleich sind die Dienstleister in der Lage, sich binnen kürzester Zeit flexibel an veränderte IT-Bedürfnisse und Verhältnisse innerhalb der Unternehmen anzupassen. Neben einer Kostenkontrolle durch standardisierte IT-Landschaften profitieren Firmen stets von konkurrenzfähigen und sicheren IT-Systemen dank laufendem Monitoring. Von Vorteil ist es ebenfalls, dass als Urlaubsvertretung ein zentraler Ansprechpartner rund ums Thema IT zur Verfügung steht.

Tipps zur Auswahl eines geeigneten Managed Services Provider

Ein kompetenter Ansprechpartner sind die Managed Services der CEMA. Erfahrene Spezialisten des IT-Systemhauses übernehmen auf Wunsch gern Routinearbeiten nach individuellen Vorstellungen. Der Anbieter legt großen Wert darauf, dass alle Serviceleistungen individuell bedarfsgerecht sowie modular buchbar sind. Somit erhält jeder Kunde das individuelle Servicepaket, das gewünscht wird. Vom Infrastrukturbetrieb über Service Desk und Security Services bis hin zu Cloud Services: Die Vielfalt an offerierten Serviceleistungen ist groß. Dank dieser Angebotsvielfalt erhält jedes Unternehmen Managed Services nach Maß. Unsere CEMA Managed Services sind separat oder als Pakete und einmalig bzw. wiederkehrend buchbar. Schritt für Schritt legen beauftragende Unternehmen selbst fest, welche Bereiche unsere CEMA IT-Experten betreut werden sollen. Jedes einzelne von uns angebotene Modul schließt unterschiedliche Serviceleistungen ein.

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