Lizenzmanagement mit Microsoft SCCM

Autor: Wolfgang Haag, IT-Senior Consultant, CEMA Mannheim

Grundlegendes zum Lizenzmanagement

Das Lizenzmanagement ist ein Bestandteil des Software Lifecycle Prozesses mit dem Ziel, eine korrekte und wirtschaftlich optimale Unternehmenslizenzierung sicherzustellen.

Das operative Lizenzmanagement wird durch zwei Säulen dargestellt:  zum einen durch das wirtschaftliche Management und den damit verbundenen Prozessen, zum anderen durch die Verfolgung der Ressourcennutzung und den damit verbundenen Prozessen.

Wirtschaftlich (Prozesssicht):

Softwareportfolio-Management, Beschaffungsprozesse, Genehmigungsverfahren, Vertragsmanagement, kaufmännische Verbuchungen

Verfolgung Ressourcennutzung (Prozesssicht):

Installation und Bereitstellung von Software, Nutzungsverfolgung, Reports, Zuweisung- und Rückgabe von Lizenzen, Verwaltung Lizenz-Pools

Das Lizenzmanagement hat damit neben den kaufmännisch-rechtlichen auch administrativ-  technische Aspekte. Daraus resultieren unterschiedliche Interessenslagen. Ein klares Rollenkonzept innerhalb des Lizenzmanagements kann hier Abhilfe schaffen und ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein.

Rollenkonzept

Das Lizenz-Rollenkonzept differenziert die Verantwortlichkeiten innerhalb des Lizenzmanagementprozesses nach Rollen (Zuweisung von Rechten und Verantwortlichkeiten). Die personelle Besetzung dieser Rollen muss diesem Rollenkonzept nicht unbedingt 1:1 folgen, da Unternehmsstuktur und -größe Berücksichtigung finden müssen.

Generell werden folgende Rollen erwartet:

Lizenzverwalter

  • Hat die Prozessverantwortung zur Steuerung und Verwaltung der Unternehmenslizenzen
  • Verantwortet den Lizenzmanagement-Prozess

Software-/ Lizenzeinkäufer

  • Ist der Experte für den Einkauf von Softwarelizenzen
  • Verantwortet die ordnungsgemäße Abwicklung des Einkaufsprozesses

Lizenzadministrator

  • Verantwortet die kaufmännischen und die lizenzrechtlichen Informationen, die sich aus den Verträgen ergeben
  • Verantwortet den Wareneingang (Lizenznachweise, Rechnungen, Lieferscheine, Lizenzkeys, Medien)

Produktverantwortlicher (PV)

  • Trägt die technische Verantwortung für den korrekten Einsatz der Lizenzprodukte in der IT-Umgebung
  • Verantwortet die Einleitung von Maßnahmen gegen Über- und Unterlizenzierung

IT-Asset Manager

  • Verantwortlich für das IT-Asset Management, kümmert sich um den Lebenszyklus der IT-Ressourcen von der Beschaffung, Inventarverwaltung bis hin zur Entsorgung

Reifegrad des Lizenzmanagements

Mit Blick auf die kontinuierliche Prozessweiterentwicklung ist eine differenzierte Analyse der Lizenzbestände und des bisherigen Lizenzmanagements unumgänglich. Sie stellt die Basis dar, auf der die unternehmensweiten Zielsetzungen des Lizenzmanagements aufsetzen und die Ausarbeitung eines Entwicklungsplans ermöglicht.

Oftmals ergibt sich ein undifferenziertes Bild der Lizenzlandschaft mit wenig Kontrolle über die IT-Vermögenswerte. Es fehlen Richtlinien, Vorgehensweisen, Ressourcen und Werkzeuge.

Ziel sollte immer ein dynamisches Lizenzmanagement sein, das sich an den wandelnden geschäftlichen Anforderungen anpasst. Lizenzmanagement gilt dabei als strategisch wichtiger Vermögenswert für die Gesamt-Unternehmensziele.

Hier gilt es, über einen Entwicklungsplan eine kontinuierliche Optimierung hin zu einem dynamischen Lizenzmanagement herbeizuführen.

1.2.1     Charakterisierung eines dynamischen Lizenzmanagements

Organisation

Verantwortlichkeiten der Stakeholder werden in den Aufga­benbeschreibungen organisationsweit dar­­gestellt, Das Lizenzmanagement ist in der Organisation all­ge­mein bekannt und wird als Priorität be­trachtet.

Inventar

Zentrales Inventar führt >99 % der Hard- und Software mit dyna­mischen Abgleich.

Dokumentation Lizenzberechtigungen

Das Berechti­gungs­­­system ist an das Hersteller-/Hän­dlerberechtigungs­system angebunden, um die Verwaltung von Lizenzen zu überwa­chen.

Beschaffung

Alle Einkäufe werden über einen vorde­fi­nierten Ressourcen­katalog vorgenom­men.

Bereitstellung

Software wird Benut­zern bei Bedarf dyna­misch zur Verfügung gestellt, ähnlich dem „Software as a Service“-Prinzip.

Ausmusterung

Softwaredeployment wurde optimiert, um den redundanten Einsatz von Software zu minimieren.

Entwicklungsplan

Softwarehändler und Orga­nisation kooperieren auf strategischer Ebene mit regelmäßiger Über­prüfung und Aktua­lisierung der Lizenzlandschaft.

Positionierung Lizenzmanagementtool

In diesem oben dargestellten Kontext stellt eine Software gestützte Lizenzmanagementlösung einen wirksamen Lösungsfaktor dar. Hierbei ist zwischen reinen Inventarisierungs- bzw. Konfigurationstools und Lizenzverwaltungstools zu unterscheiden.

Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) kann die Basis für ein Software gestütztes Lizenzmanagement sein. Mit der integrierten Inventarisierungsfunktion können die Hardware- und Software-Assests erfasst und verwaltet werden.

Durch die Ergänzung mit „Asset Intelligence (AI)“ in System Center Configuration Manager kann die Softwarelizenzverwendung im gesamten Unternehmen mithilfe des Asset Intelligence-Katalogs verwaltet und inventarisiert werden.

Basis des AI ist der Asset Intelligent-Katalog. Er enthält über 300.000 Softwaretitel, die in Softwarekategorien unterteilt werden können. Weitere granulare Unterteilungen sind Softwarefamilien und Softwarebezeichnungen.

Vom Hardwareinventurclient-Agent werden Inventurdaten gesammelt. Mit Hilfe der integrierten Berichtsfunktion können daraus differenzierte Lizenzberichte erstellt werden.

Die mithilfe von Asset Intelligence-Berichten bereitgestellten Informationen dienen aber lediglich für Informationszwecke und sollten bei der Prüfung der Softwarelizenzverwendung nicht als alleinige Quelle herangezogen werden. Daher sollte eine Erweiterung des SCCM mit dedizierten Lizenzmanagement-Software von Drittherstellern im Vorfeld geprüft werden.

Neben der Bestandsauswertung bieten solche Lösungen auch die Möglichkeit eines Lizenzvertragsmanagements und weitergehende Funktionen z.B. im Kontext von Lizenzaudits.

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