Gehrke econ Gruppe – Mobiles Büro in der Cloud

Gestraffte Geschäftsprozesse und hoher Schutz der Daten für 100 zentral bereitgestellte Applikationen

Bei ihrer Fusion hat die Gehrke econ Gruppe die IT-Infrastruktur über sechs Standorte hinweg zentralisiert und alle Anwendungen in die Cloud verlagert.  Die jetzt mehr als doppelt so vielen Anwender können jetzt von überall auf sämtliche Applikationen zugreifen und die IT kann auch weiterhin von nur einem einzigen IT-Administrator zuverlässig betreut werden.

Mobiles Arbeiten ist für die Mitarbeiter der Gehrke econ Gruppe unverzichtbar

Jeden Tag greifen die Steuer- und Unternehmensberater, Anwälte und Wirtschaftsprüfer beim Kunden oder von unterwegs auf die Anwendungen im Rechenzentrum am Firmensitz im niedersächsischen Isernhagen-Kirchhorst zu. Dort betreut Torsten Wortmann den EDV-Betrieb für insgesamt 180 Nutzer, die sich auf sechs Standorte im Großraum Hannover verteilen – alleinverantwortlich. „Nur mit zentralen Strukturen kann ich als „Ein-Mann-Team“ so viele Anwender effizient bedienen“, erklärt Torsten Wortmann, IT-Leiter und Administrator bei Gerke econ. „Und diese müssen sich von überall mit ihren Kollegen virtuell vernetzen können, um die interdisziplinären Projekte erfolgreich abzuschließen.“ Deshalb hat er, seit die Gehrke Coll GmbH vor zwei Jahren mit der econ Treuhand GmbH fusionierte, den IT-Betrieb kontinuierlich gestrafft und sämtliche Anwendungen in eine Private Cloud überführt und hochverfügbar gemacht.

Die beiden IT-Welten zusammenzuführen rechnete sich nicht

Wortmann hatte bereits bei der ehemaligen Gehrke Coll GmbH die gesamte EDV für 80 Anwender alleine geschultert, hierzu den Betrieb des Rechenzentrums standardisiert und mithilfe von Terminalservern das Client-Management zentralisiert. Im Gegensatz dazu war die EDV der econ Treuhand dezentral organisiert. Die beiden IT-Welten zusammenzuführen rechnete sich nicht. Der Administrationsaufwand wäre für Alleinbetreuer Wortmann nicht zu meistern gewesen. Ebenso wären die Anwender deutlich zu kurz gekommen. So hätte etwa die Anbindung der fünf Außenstandorte über die vorhandenen Microsoft Terminalserver die VoIP-Telefonie aufgrund des hohen Bandbreitenbedarfs beeinträchtigt. Daher fiel der Entschluss, mit einer komplett neuen und zukunftssicheren Infrastruktur durchzustarten.

Mehr als 100 Applikationen auf der Citrix-Farm

Unterstützt durch externe Spezialisten baute Wortmann das Rechenzentrum auf: Ein zentraler NetApp-Storage mit einer Speicherkapazität von 14,9 TB stellt im Aktiv-Aktiv-Modus den hochverfügbaren Betrieb der virtualisierten Server sicher. Die 37 virtuellen Maschinen werden auf insgesamt acht ESXHosts betrieben. Dadurch ist der IT-Chef seinem Ziel, die Reaktionszeiten zu verkürzen, deutlich näher gekommen. Eine Schlüsselrolle spielt hierbei die zentrale Bereitstellung der 100 Applikationen über Citrix XenApp-Server. „Der geringe Bandbreitenbedarf der ICA-Clients sowie deren Kompatibilität mit den DATEV-Programmen unterstützen straffe Geschäftsprozesse“, begründet Wortmann die Entscheidung.

Ein weiterer Vorteil ist der erhöhte Schutz gerade für sensible Steuer- oder Finanzdaten

Denn Clients und Server tauschen lediglich Tastatureingaben, Mausklicks und Bildschirm-Updates über das Netzwerk aus. Die Anwender greifen über einen Web-Browser und eine verschlüsselte VPN-Lösung auf die Applikationen zu – mit jedem beliebigen Endgerät. „Diese Flexibilität ist ein enormer Vorteil. Das Thema ‚Bring your own Device‘ wird für uns immer wichtiger“, berichtet Wortmann. Viele Berater verwenden beim Kunden oder im Home Office auch private Geräte, beispielsweise das eigene Smartphone, für geschäftliche Zwecke.

Unabhängiger Experte gesucht

Den Aufbau der XenApp-Serverfarm übernahm die CEMA. Eigentlich sollten die ITSpezialisten nur die Terminalserver einrichten. „Doch das gezeigte technische und konzeptionelle Know-how sowie das zielgerichtete Vorgehen haben mich davon überzeugt, die CEMA langfristig als Partner zu verpflichten“, erläutert Wortmann. Er betraute das Systemhaus mit der Optimierung der IT-Infrastruktur. Der Grund: Die virtualisierte Umgebung hatte zwar die Strukturen verschlankt, aber auch die Komplexität des IT-Betriebs erhöht.

Mit weniger Aufwand zu höherer Servicequalität

Nach einer umfassenden Bestandsaufnahme erstellte die CEMA einen nach Dringlichkeit priorisierten Maßnahmenkatalog. Ziele dabei waren, den IT-Leiter weiter zu entlasten sowie die Servicequalität zu steigern. So informiert eine Monitoringsoftware jetzt proaktiv über akuten Handlungsbedarf. Aufgaben, die ein spezielles Wissen erfordern, überlässt Wortmann der CEMA. Die Spezialisten werten beispielsweise im Rahmen der monatlichen Systempflege die Incidents aus und leiten davon Empfehlungen ab, wie sich die Lösung noch performanter oder effizienter gestalten lässt. „Die Zusammenarbeit klappt aufgrund der kurzen Wege tadellos. Der Betrieb läuft störungsfrei und dies bei geringeren Kosten, als wenn ich alles in Eigenregie machen würde“, betont IT-Leiter Wortmann. Er kann sich jetzt wieder vermehrt seiner eigentlichen Rolle widmen: Impulsgeber für das Business zu sein.

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