Einführung von Office 365?- Dann aber richtig!

Autor: Noah Tillmann, Junior Projektmanager, CEMA Berlin

Die Planung von komplexen Microsoft Office 365 Infrastrukturen ist schon bei kleineren Unternehmen eine Herausforderung. Welche Dienste werden überhaupt eingeführt und in welcher Reihenfolge? Soll zuerst der On-Premise Exchange Server abgelöst, oder vorher die Office Applikationen ausgerollt werden? Damit ist aber auch automatisch OneDrive for Business lizenziert und standardmäßig aktiviert. Empfiehlt es sich dann nicht zuerst Sicherheitsfunktionen von Enterprise Mobility + Security zu implementieren, um Datenschutzrichtlinien zu erfüllen? Diese und viele andere Fragen kommen vor einer Einführung auf und müssen beantwortet werden. Ohne fundierte Erfahrung mit Office 365, ein schwieriges Unterfangen.

Die Erfahrung sagt…

Ein Klassiker, den man leider viel zu oft sieht, ist das „trial and error“ bei einer Teams Einführung. Die Applikation wird standardmäßig ausgerollt und den Usern freigestellt, Teams nach Ihren Vorstellungen zu nutzen und anzupassen. Das Ergebnis ist ein Wildwuchs an unproduktiven „Teams‑Leichen“, was schnell zu einer Ablehnung durch die Mitarbeiter führt. Im schlimmsten Falle wird Teams sogar ohne Überprüfung und Konfiguration nach extern geöffnet und es fließen Datenschutz relevante Informationen ab. In Zeiten von DSGVO ein No-Go.

Auch muss entsprechend priorisiert werden. Für den einen Standort steht vielleicht demnächst ein Exchange Upgrade an, daher hat eine Exchange Migration höchste Priorität. Wogegen eine andere Nebenstelle erst vor einem Jahr die Version aktualisiert hat und ein jetziger Wechsel unwirtschaftlich wäre.

Steigende Komplexität, steigende Anforderungen

Betrachtet man ein global agierendes Unternehmen mit weltweiten Standorten und unterschiedlichen Anforderungen in Geschäft und Datenschutz, verliert man schnell den Überblick. Die Erfahrung zeigt, dass ein kopfloser Start zu erheblichen Komplikationen führt und gerade zu Anfang ein hoher Planungsaufwand lohnend ist. Fehlt dieser, multipliziert er sich schnell im Laufe des Projekts oder kann sogar zu einem Show-Stopper werden.

Vom Projektplan zum Baukastensystem

Wie versetzt man nun die Geschäftsführung in die Lage, eine vernünftige und begründete Entscheidung in dem „Office 365 Jungle“ zu treffen und dabei noch wichtige Compliance-Richtlinien zu beachten?

Die CEMA-Lösung für diesen Business Case ist eine Kombination aus technischem Consulting und Projektmanagement. In Zusammenarbeit mit der internen IT und wichtigen Stakeholdern wird ein Projektplan entworfen, der neben dem individuellen Lösungsansatz eine Aufwandsschätzung enthält. So werden Entscheider in die Lage versetzt, die richtige Richtung zu vorzugeben und passende Budgets für die Einführung bereitzustellen. Dabei kann auch weiterhin Flexibilität bestehen. Je nach individuellen Anforderungen können die unterschiedlichen Standorte Teil-Pakete wählen, die auf ihr Business und Budget angepasst sind.

Ermöglicht wird dies durch ein Baukastensystem zu den relevanten Aspekten von Office 365. Es werden Arbeitspakete definiert und in eine logische Reihenfolge gebracht, Voraussetzungen definiert, Compliance-Anforderungen überprüft, Aufwände geschätzt, Optional- oder Pflichtpakete markiert, Risikos identifiziert und Lizenzierungskombinationen empfohlen. Als Ergebnis erhält man eine fundierte Entscheidungsgrundlage und einen Leitfaden für die kommende Einführung von Office 365.

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