Arbeitszeiterfassung leicht gemacht!

Smarte Zeiterfassung für den Schreibtisch!

Zettelwirtschaft ist zwar längst passé. Dennoch kann das Erfassen und das Verbuchen der geleisteten Stunden auf verschiedene Projekte die Mitarbeiter viel Zeit und Nerven und das Unternehmen ein hübsches Sümmchen kosten. Bei der CEMA macht eine App bald Schluss damit.

Arbeitszeiterfassung leicht gemacht!

Alles auf einfach – mit diesem Ziel laufen bei der CEMA immer wieder Digitalisierungsprojekte. Aktuell beispielsweise die Zeiterfassung. „Gut zwei Stunden Zeit kann jeder Mitarbeiter, der an mehreren Projekten arbeitet, in Zukunft einsparen – pro Woche!“, ist sich Carsten Schmeling sicher, der das Projekt initiiert hat. Denn: Sich über Citrix im System anmelden und die erbrachten Stunden im Leistungsmanager auf die verschiedenen Projekte zu buchen – also all das, was bislang noch viel Geduld und zig Klicks erfordert, das entfällt.

Automatisierte Zeiterfassung in der Cloud

Stattdessen gibt es ab dem kommenden Jahr eine cloud-basierte App. Damit lässt sich die geleistete Arbeitszeit einfach mit dem Smartphone, Tablet oder Rechner (Windows, Android oder iOS) erfassen und automatisch in den CEMA Leistungsmanager übertragen. Der Nutzer braucht nichts weiter zu tun, außer die Zeiterfassung für die jeweiligen Projekte beziehungsweise Aufgaben zu aktivieren. Carsten arbeitet mit dem Tracking-Tool von Timeular. Ein Würfel mit acht Seiten, bei der jede Seite sich einem Projekt oder einer bestimmten Tätigkeit (z.B. Telefonate) zuweisen lässt. Zur Aktivierung einfach den Würfel auf die entsprechenden Seiten drehen – fertig! Die App zeichnet dann den Zeitaufwand für das ausgewählte Projekt auf. Das erleichtert die Kontierung enorm. Ein Klick reicht um zu sehen, wie viel Arbeitszeit für die verschiedenen Projekte erfasst wurde. Außerdem besteht die Möglichkeit, für die bessere Nachvollziehbarkeit stichwortartig die gemachten Tätigkeiten zu vermerken.

Die Datensynchronisation mit dem CEMA Leistungsmanager erfolgt automatisch zu der vom Nutzer festgelegten Uhrzeit. Das funktioniert von überall aus. Voraussetzung ist lediglich eine Internetverbindung.

Einfacher, schneller und übersichtlicher für Mitarbeiter & Projektleitung

Die erfassten Daten über Arbeitszeiten und Projekte sind über die Cloud direkt verfügbar – für Auswertungen oder das Projekt-Controlling. So können Mitarbeiter herausfinden, in welche Tätigkeiten ihre Arbeitszeit reinfließt, beispielsweise ob es Zeitfresser gibt.

Die Projektleitung sieht bereits am Folgetag die Anzahl der Stunden, die jedes Teammitglied am Vortag auf das Projekt gebucht hat – und nicht erst am Ende der Woche. Durch den zeitnahen Soll-Ist-Abgleich kann schneller auf Planabweichungen reagiert werden. Darüber hinaus ist der Arbeitsaufwand präziser und einfacher nachweisbar, etwa für die Rechnungsstellung.

Knackpunkt: offene Schnittstelle

Momentan wird die Schnittstelle zum Leistungsmanager gebaut. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt, damit alle CEMAner künftig mit einer Zeiterfassungs-App arbeiten können. Es geht dabei weniger darum, die Daten aus der App zu exportieren, als vielmehr um die Frage: Wie kriege ich die Daten in den CEMA Leistungsmanager, der ja eine Eigenentwicklung ist? Bei der Entwicklungsarbeit wird Carsten, der als ehemaliger Solution Architect in seiner eigenen Software-Firma bereits umfangreiches Know-How auf diesem Gebiet mitbringt, von einem Kollegen  im Standort Mannheim unterstützt.

Standortübergreifendes Pilotprojekt – Rollout im Januar 2021

Das Business Consulting-Team vom Standort Dortmund treibt das unternehmensweite Pilotprojekt voran. Knapp sieben Kollegen von unterschiedlichen Standorten sind daran beteiligt. Sie bringen ihre Sichtweisen, Expertise und Vorschläge ein und testen, ob sich mit der cloud-basierten App tatsächlich die gewünschte Zeit einsparen lässt. Gerechnet wird mit durchschnittlich 100 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter! Geplant ist, die Lösung zu Beginn des nächsten Jahres in der Fläche auszurollen – für alle CEMAner, die sich das Leben einfacher machen wollen.

Arbeitszeiterfassung leicht gemacht!
Wenn auch Sie Ihren Mitarbeitern oder sich selbst die Arbeitszeiterfassung smarter gestalten möchten, rufen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit uns.