Office 365: Das „Neue“ von Microsoft

Umdenken gefordert: Im Spagat zwischen Kostenvorteilen, Flexibilität und Datenschutz-/-Sicherheit

Mit Office 365 können mittelständische Firmen das Office-Paket von Microsoft zu einem Preis mieten, der deutlich unter dem der Kaufversion liegt. Und dies, entgegen erster Annahmen, ohne Cloud-Zwang. Dafür aber mit der Möglichkeit, nach Bedarf zusätzliche Dienste wie Exchange oder Share Point zu nutzen und PC-Arbeitsplätze zu mobilisieren. Die neue Vielfalt will jedoch mit Bedacht genutzt, das passende Lizenzmodell sorgfältig gewählt und der Umstieg gut geplant sein. Betreibt ein Unternehmen Office weiterhin im eigenen Hause, so hat sich nur das Lizenzmodell geändert.

Mit Office 365 bietet Microsoft vielen Firmen, die das Office-Paket bislang klassisch gekauft haben, eine andere Möglichkeit. Denn das Lizenzmodell auf Abo-Basis ist so attraktiv, was mögliche Kosteneinsparungen und die schnelle Bereitstellung von Services betrifft, dass kein Geschäftsführer oder IT-Leiter umhinkommt, sich nicht mit O365 zu befassen.

Umfangreiche Wahlfreiheit bei Office 365

Firmen haben die Wahl, ob sie das Office-Paket mit Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Access wie die Kaufversion lokal auf dem PC installieren oder als Internet-Dienst aus der Microsoft-Cloud beziehen. Aussuchen können sie sich ebenfalls ein Abo-Modell („Plan“), das im Funktionsumfang ihren Anforderungen entspricht. Denn um Firmen den Umstieg zum Mietmodell schmackhaft zu machen, bietet Microsoft weitere Online-Dienste an, die optional buchbar sind, beispielsweise ein unlimitiertes Exchange-Postfach mit Viren- und Spamfilter sowie eine Datenablage ohne Größenbeschränkung oder Skype for Business (vormals Lync).

Höchste Sicherheitsstandards

Wer sich von der Cloud nicht abschrecken lässt, profitiert in der Regel von einer höheren Sicherheit und geringeren Kosten gegenüber dem Eigenbetrieb. Die Rechenzentren sind nach den höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards zertifiziert wie HIPAA, FISMA und ISO 27001. Zudem werden Sicherheits-Patches und Updates sofort eingespielt und sind somit schneller verfügbar als bei der lokalen Installation.

Microsoft übernimmt Wartung und Backup, stellt sogar ein internationales User-Helpdesk bereit und sorgt dafür, dass sämtliche Programme immer auf dem aktuellen Stand sind. So wird das Upgrade auf die neueste Office-Version automatisch an die Kunden-Clients verteilt. Für Unternehmen, die häufig Dateien aus älteren Office-Versionen brauchen, ist dies allerdings ein Handicap. Denn die Mietversion beinhaltet keine Downgrade-Rechte auf frühere Office-Versionen, was im schlimmsten Falle zu inkompatiblen Dokumenten führt. Abhilfe schafft hier einzig der Aufschub des Upgrade-Zwangs.

Budgetschonende Modernisierung

O365 ist für mittelständische Firmen attraktiv, die Kosten und Aufwand senken wollen und gleichzeitig ihre IT-Infrastruktur budgetschonend flexibilisieren und mobilisieren wollen, indem sie beispielsweise Exchange oder SharePoint on-Demand beziehen.

Die zahlreichen Abo-Varianten bieten zudem die Möglichkeit, die einzelnen Benutzergruppen entsprechend ihrer Anforderungen individuell mit Diensten auszustatten. Und dies für stationäres und mobiles Arbeiten, da jede Lizenz pro User die Installation der Office-Suite auf bis zu fünf Endgeräten erlaubt.

So kann die IT-Abteilung beispielsweise dem Vertrieb den Zugang zu E-Mails und Kalender über Smartphones und Tablets freischalten, der Geschäftsführung und Buchhaltung hingegen den vollen Zugriff auf Office 365 über beliebige Endgeräte gestatten. Dokumente und persönliche Einstellungen werden über die Cloud geräteübergreifend synchronisiert.

Lizenzmodell sorgfältig wählen und Datensicherheit Richtlinien beachten

Die vielfältigen Möglichkeiten beeinträchtigen jedoch den Überblick und führen leicht zu einer Unter- oder Überlizenzierung. Zusätzlich lauern nicht offensichtliche Risiken, etwa bei der Entscheidung, welche Online-Dienste gewinnbringend genutzt und welche Daten in die Cloud wandern dürfen. Hierzu gilt es Aspekte der Datensicherheit zu prüfen. Bei Exchange ist das kein Thema.

Aufgrund des E-Mail-Versands über das Internet kursieren sowieso alle Nachrichten außerhalb des Unternehmens, unabhängig davon ob Exchange in der Cloud oder on-Premise betrieben wird. Hier sollten IT-Entscheider die Kostenvorteile des Mietmodells nutzen, die sich im fünfstelligen Eurobereich bewegen können.

Umzug präzise planen: Abhängigkeiten offenlegen

Ein weiterer erfolgsentscheidender Faktor vor dem Verlagern von Diensten in die Cloud ist das Offenlegen von Abhängigkeiten bei Strukturen, Technologien und Prozessen, um Integrität, Konsistenz und Schutz von Daten sowie funktionierende Abläufe sicherzustellen. Teilweise sind neue Mechanismen und ein Redesign von Prozessen erforderlich.

Vor allem in sensiblen Bereichen wie der Authentifizierung empfiehlt sich der Einsatz von Verbunddiensten wie den Active Directory Federation Services. Darüber kann sich der Nutzer mit seinem gewohnten Username und Passwort an Office 365 anmelden, ohne dass sich das firmeneigene Active Directory gegenüber dem Internet öffnen muss.

Fazit

Der mögliche Return on Investment von Office 365 ist im Vergleich zum herkömmlichen Kauf einer Vollversion extrem hoch. Mit umfassenden Leistungen unterstützt das Systemhaus CEMA AG mittelständische Unternehmen dabei, die Einsparpotenziale und Möglichkeiten gewinnbringend auszuschöpfen.

CEMA ist langjähriger Microsoft Partner und verfügt über die über die höchsten Partner-Stati – Gold-Status – in den Kategorien „Management und Virtualization“, „Midmarket Solution Provider“, „Volume Licensing“ und „OEM“. Das belegt die umfangreiche Praxiserfahrung des IT-Dienstleisters CEMA bei der Konzeptionierung und Realisierung von Microsoft-Projekten. Ein direkter, enger Kontakt zum Hersteller erschließt für Kunden jederzeit aktuellste Informationen und beste Support-Leistungen. Über das CEMA IT-Service Center werden zudem individuelle Servicepakete – wie Administration oder Service-Desk – zum komfortablen Einsatz von O 365 angeboten.

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