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Microsoft Office 365 – Was bietet das neue Betriebssystem von Microsoft?

Umdenken gefordert: Im Spagat zwischen Kostenvorteilen, Flexibilität und Datenschutz-/-Sicherheit

Mit Office 365 können mittelständische Firmen das Office-Paket von Microsoft zu einem Preis mieten, der deutlich unter dem der Kaufversion liegt. Und dies, entgegen erster Annahmen, ohne Cloud-Zwang. Dafür aber mit der Möglichkeit, nach Bedarf zusätzliche Dienste wie Exchange oder Share Point zu nutzen und PC-Arbeitsplätze zu mobilisieren. Die neue Vielfalt will jedoch mit Bedacht genutzt, das passende Lizenzmodell sorgfältig gewählt und der Umstieg gut geplant sein. Betreibt ein Unternehmen Office weiterhin im eigenen Hause, so hat sich nur das Lizenzmodell geändert.

Mit Office 365 setzt Microsoft viele Firmen unter Zugzwang, die das Office-Paket in neuen Versionen bislang klassisch gekauft haben. Denn das Lizenzmodell ist attraktiv, was mögliche Kosteneinsparungen und die schnelle Bereitstellung von Services betrifft. Gleichzeit sind die Unternehmen gefordert, umzudenken mit Blick auf die Strategie der Anwendungs-Bereitstellung.

Wahlfreiheit: Lokale Installation oder Bezug aus der Microsoft-Cloud

Unternehmen haben die Wahl, ob sie das Office-Paket wie die Kaufversion lokal installieren oder als Internet-Dienst aus der Microsoft-Cloud beziehen. Wählbar ist dabei ein Abo-Modell, das im Funktionsumfang den Firmen-Anforderungen entspricht.

Denn Microsoft bietet zusätzliche, optional buchbare Online-Dienste an, etwa ein unlimitiertes Exchange-Postfach mit Viren- und Spamfilter sowie einer Datenablage ohne Größenbeschränkung oder die Kommunikations-Plattform Skype for Business (vormals Lync), mit der sich Video- und Telefon-Konferenzen sowie Online-Meetings in- und außerhalb des Unternehmens weltweit durchführen lassen. Diese Dienste stellt Microsoft aus einem europäischen Rechenzentrum bereit.

Sicherheitsstandards und Kosten

Wer den Bezug aus der Cloud wählt, profitiert in der Regel von einer höheren Sicherheit und geringeren Kosten gegenüber dem Eigenbetrieb. Die Rechenzentren sind nach den aktuell höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards zertifiziert (wie HIPAA, FISMA und ISO 27001). Zudem werden Sicherheits-Updates und Ergänzungen jeweils sofort eingespielt und sind somit schneller verfügbar als bei lokalen Installationen.

Microsoft übernimmt Wartung und Backup und stellt automatisch alle Programme auf dem aktuellsten Stand bereit. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung der Kosten für die sonst selbst bereitzustellende Infrastruktur und den zugehörigen Betrieb. Fluch und Segen liegen hier dicht beieinander: Die Mitarbeiter haben immer die aktuellste Version zur Verfügung, müssen sich aber kontinuierlich auf kleinere Änderungen einstellen. Ein Einfrieren auf einen Versionsstand ist nicht mehr möglich.

Anderseits erspart man der IT Abteilung und den Benutzern die großen Umstellungen und letztendlich sind die aktuellen Versionen in aller Regel sicherer und bieten zusätzliche Funktionalitäten.

Lizenzmodell sorgfältig wählen mit Blick auf Datensicherheit

Die vielfältigen Lizensierungsmöglichkeiten beeinträchtigen jedoch den Überblick und führen leicht zu einer Unter- oder Überlizenzierung. Zusätzlich bestehen Risiken, etwa bei der Entscheidung, welche Online-Dienste kostensparend genutzt und welche Daten in die Cloud wandern dürfen. Hierzu gilt es, insbesondere Aspekte der Datensicherheit zu prüfen.

So haben alle 28 nationalen Datenschutzbehörden der Europäischen Union bestätigt (Article 29 Letter), dass Microsoft ordnungsgemäße Vertragsbestimmungen für seine Enterprise Cloud Services verwendet.  Kunden können die Cloud Services in dem Wissen nutzen, dass der Datentransfer weltweit die Datenschutzbestimmungen der EU erfüllt. Diese gehören zu den strengsten der Welt.

Dennoch: Gegenwärtig laufen mehrere gerichtliche Verfahren, die zum Inhalt haben, ob Microsoft beispielsweise in Europa gespeicherte Kundendaten auf Anforderung an US-Behörden herausgeben muss-mit offenem Ausgang.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass in der Regel nur ein sehr kleiner Bruchteil der Unternehmensdaten wirklich hochsensibel ist. Und diese hochsensiblen Daten lassen sich natürlich wie gewohnt weiterhin im eigenen Rechenzentrum speichern. Dies ist sowohl lizenzrechtlich als auch technisch problemlos abbildbar.

Migration präzise planen: Strukturen, Prozesse und Abhängigkeiten

Ein erfolgsentscheidender Faktor vor dem Verlagern von Diensten in die Cloud ist das Wissen  um die Abhängigkeiten bei Strukturen, Technologien und Prozessen, um Integrität, Konsistenz und Schutz von Daten sowie funktionierende Abläufe sicherzustellen. Teilweise sind neue Mechanismen und eine Neugestaltung von Prozessen erforderlich. Sollten diese Abhängigkeiten nicht strukturiert und dokumentiert sein, so ist dies ein guter Zeitpunkt, dies nachzuholen.

Denn eine regelmäßige Überprüfung und ggf. Anpassung von Prozessen und deren Dokumentation ist für einen effizienten IT Betrieb ohnehin unerlässlich. Wie beim Outsourcing gilt auch hier: Ohne klare Strukturen, Prozesse und Dokumentation kann das gewünschte Ergebnis nicht erreicht werden, unabhängig davon, wo und von wem die Services erbracht werden.

Budgetschonung und Mobilisierung der Arbeitsplätze durch Abomodell und Lizenz

Office 365 ist für mittelständische Firmen attraktiv, die ihre IT-Infrastruktur budgetschonend flexibilisieren und mobilisieren wollen. Beispielsweise Exchange oder SharePoint lassen sich ergänzend „on-Demand“ beziehen. Die zahlreichen Abo-Varianten bieten zudem die Möglichkeit, einzelne Benutzergruppen entsprechend ihrer Anforderungen individuell mit Diensten auszustatten.

Und dies für stationäres und mobiles Arbeiten, da jede Lizenz die Installation der Office-Suite auf bis zu fünf Endgeräten pro Nutzer erlaubt. So kann die IT-Abteilung etwa dem Vertrieb den Zugang zu E-Mails und Kalender über Smartphones und Tablets freischalten, der Geschäftsführung hingegen den vollen Zugriff auf Office 365 über beliebige Endgeräte gestatten. Dokumente und persönliche Einstellungen werden über die Cloud automatisch für alle Endgeräte synchronisiert.

Fazit

Der mögliche Return on Investment von Office 365 ist im Vergleich zum herkömmlichen Kauf einer Vollversion ausgesprochen hoch. Sorgfältige Planung ermöglicht es besonders mittelständischen Unternehmen, die Einsparpotenziale und Möglichkeiten gewinnbringend auszuschöpfen und zugleich den Schutz der sensiblen Daten sicherzustellen.

Bei Auswahl des passenden Lizenzmodells, Umzug von Daten, Integration von Diensten Sicherstellung von Datenschutz und Sicherheit empfiehlt sich die Beratung durch erfahrene Partner über den gesamten Lebenszyklus von Office 365.

CEMA ist langjähriger Microsoft Partner und verfügt über die über die höchsten Partner-Stati – Gold-Status – in den Kategorien „Management und Virtualization“, „Midmarket Solution Provider“, „Volume Licensing“ und „OEM“. Das belegt die umfangreiche Praxiserfahrung des IT-Dienstleisters CEMA bei der Konzeptionierung und Realisierung von Microsoft-Projekten. Ein direkter, enger Kontakt zum Hersteller erschließt für Kunden jederzeit aktuellste Informationen und beste Support-Leistungen. Über das CEMA IT-Service Center werden zudem individuelle Servicepakete – wie Administration oder Service-Desk – zum komfortablen Einsatz von O 365 angeboten.

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Umfassende Absicherung des E-Mail-Verkehrs: GFI MailEssentials jetzt kostenlos testen!

„GFI MailEssentials“ bietet besonders dem Mittelstand Vorteile

E-Mail hat in den meisten Unternehmen das Telefon als wichtigsten Kommunikationskanal abgelöst. Doch so unverzichtbar das E-Mail-System für jedes Unternehmen ist, so gefährlich ist es für seine IT-Infrastruktur. Nach wie vor ist E-Mail das Haupteinfallstor für unerwünschte und schädliche Inhalte. Kein Unternehmen kann es sich daher heute leisten, auf eine umfassende Absicherung des E-Mail-Verkehrs zu verzichten.

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Windows 10 Release – kurz und informativ

*** Wer erhält kostenlos Windows 10 ? ***

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Windows 8: Erst nach Update auf Windows 8.1
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Bilanzzahlen 2014 des IT-Systemhauses CEMA AG

Geschäftsfeld IT-Dienstleistungen wächst erneut am stärksten

Das Mannheimer IT-Systemhaus CEMA AG Spezialisten für Informationstechnologie hat das vergangene Geschäftsjahr mit einem Gesamtumsatz von 43,6 Mio. Euro abgeschlossen – ein Plus von 7%. Dabei wuchs der Bereich Dienstleistungen – IT-Services und IT-Business Consulting – mit 11% am stärksten und erbrachte 40% des Gesamtumsatzes. Der Warenumsatz im Projektgeschäft hatte ein vergleichsweise schwaches Wachstum von 5%. Am stärksten zulegen konnte mit fast 170% der Bereich „e-Procurement“. Hier geht es um die IT-gestützte Beschaffungsoptimierung von IT-Equipment am Arbeitsplatz.

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