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IT schafft Vorsprung

CEMA IT-Beschaffung, ab in den Korb!

„Ab in den Korb“ – B2B E-Procurement – persönlich und komfortabel

Komfortables E-Procurement zu Beschaffung von Firmen IT, inklusive Ansprechpartner bei der CEMA – das ist der CEMA IT-Shop.

Produktportfolio

E-Procurement bietet dem Einkauf echten Mehrwert
Die Integration von E-Procurement in den Beschaffungsprozess bringt echten Mehrwert für den Einkauf. Der CEMA IT-Shop hat sich auf die Anforderungen des Einkaufs eingestellt und bietet neben weltweitem Versand die Abbildung von Firmenstandards in Form von Warenkörben oder automatisierten Freigabeworkflows. Selbst komplexe Firmenrichtlinien, wie mehrstufige
Freigabeprozesse, sind im CEMA IT-Shop abbildbar.

E-Procurement mit persönlicher Beratung
Von der Planung bis hin zum operativen Bestellprozess steht Ihnen das CEMA IT-Shop Team als Ansprechpartner zur Seite. Gerade bei der Beschaffung von komplexen Produkten wie Firmen-IT ist der persönliche Ansprechpartner ein absoluter Pluspunkt für ein erfolgreiches E-Procurement.

Das Produktportfolio im B2B CEMA IT-Shop bietet Ihnen alles aus einer Hand: vom Ladekabel über komplett konfigurierte Notebooks bis hin zu ergänzenden Services wie vor-Ort-Installationen.

Komplexe Firmenrichtlinien sind im komfortablen B2B E-Procurement abbildbar zur Unterstützung Ihres optimalen Beschaffungs-Prozesses inklusive weltweitem Warenversand.

Kundenindividueller Freigabeprozess inklusive
Der Kunde vergibt die Bestell-Berechtigungen. Er legt die Budgetgrenzen fest und definiert den Genehmigungsprozess. Entsprechend dieser Vorgaben lotst das System die Bestellanforderung durch den Freigabeworkflow – komplett automatisiert über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg.

Firmenspezifisch bestückte Konfiguratoren
Ein Konfigurator, in dem die vom Kunden definierten Produkte und Services hinterlegt sind, vereinfacht das Zusammenstellen des benötigten Equipments. Nach jedem Auswahlschritt prüft das System die Kompatibilität. Und es bietet noch mehr: passende Dienstleistungen der CEMA, etwa das Aufbringen von Labels und Betanken mit Software, können gleich mit gebucht werden.

Standardshop oder firmeneigenes Portal
Der Standardshop enthält ein umfangreiches Angebot an Produkten marktführender Hersteller. Das Produktportfolio kann zusätzlich individuell auf den Kunden angepasst werden. Jeder registrierte Kunde erhält einen eigenen Account. Daran sind Preise, Zahlungs- und Lieferkonditionen sowie der kundenindividuelle Freigabeworkflow für eine rasche Auftragsabwicklung verknüpft.

Mehr Extras bieten individuelle Firmenshops
Individuelle Firmenshops werden von CEMA im Corporate Design des Kunden und mit individuell bestückten Konfiguratoren eingerichtet und betrieben.

Per OCI-Anbindung kann der Sachbearbeiter direkt über das eigene ERP-System bestellen.

1. Beispiel Freigabeworkflow:Freigabe_Budgetgrenze
Bestellung mit Budgetgrenzen: 
Die Mitarbeiter können bis zu einer definierten Budgetgrenze selbständig bestellen. Bestellungen, die diese Budgetgrenze überschreiten, werden an definierte Freigeber zur Überprüfung und Freigabe weitergeleitet, bevor sie an CEMA übermittelt werden.

2. Beispiel Freigabeworkflow:Freigabe_Standortüberg
Freigabe organisations- oder firmenübergreifend
Bestellungen können, vor der Übermittlung an CEMA, dritte Unternehmen, z.B. technische Prüfer oder Mutterkonzerne, zur Freigabe durchlaufen. Wird die Bestellung von einem Freigeber abgelehnt (s. Abbildung Ebene 2), wird der Bestellprozess abgebrochen. Es wird keine Bestellung an die CEMA übermittelt.

„Hier geht’s zum CEMA IT Shop

 

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Anwenderbericht: Doppelt sparen und Freiraum gewinnen dank automatisierter Beschaffung

carcoustics

Durch die Digitalisierung und weitgehende Automatisierung des Beschaffungsprozesses für die IT-Hardware hat Carcoustics die Prozesskosten um bis zu 30 Prozent gesenkt und die Einkaufskonditionen verbessert.

Prozesskosten bis zu 30% gesenkt!

Dank einer durchgängig digitalisierten und weitgehend automatisierten Beschaffung für die IT-Hardware hat Carcoustics die Prozesskosten um bis zu 30 Prozent gesenkt und die Einkaufskonditionen verbessert. Darüber hinaus schaffen ergänzende Services des IT-Dienstleisters CEMA zusätzlichen Freiraum für Verbesserungsprojekte.

Durch Leasing modernste Hardware budgetschonend nutzen zu können, ist für die international expandierende mittelständische Carcoustics selbstverständlich.

Das Leverkusener Unternehmen ist Spezialist für akustische und thermisch wirksame Bauteile für die Automobilindustrie und andere Branchen. „Allerdings machten händische Arbeiten, hohe Fehleranfälligkeit und fehlende Transparenz den Beschaffungsprozess in der Vergangenheit zeitaufwendig und damit teuer“, berichtet Helmut Konkol. Der Manager Purchasing Process & Systems verantwortet die unternehmensweiten Beschaffungsprozesse und -systeme bei Carcoustics.

An Ideen, wie man die Beschaffung verbessern könnte, mangelte es zwar nicht, doch bei deren Umsetzung zog der bisherige Dienstleister, ein europaweit tätiges IT-Systemhaus nicht mit. „Wir waren eben kein Premium-Kunde“, erklärt Konkol.

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Eine Neuausschreibung zeigte: Es geht auch anders

Das IT-Systemhaus CEMA überzeugte mit einem ganz auf die Bedürfnisse von Carcoustics zugeschnittenen Rundum-Sorglos-Paket. Dieses umfasste unter anderem die Implementierung des CEMA-Webshops im Carcoustics-Design, einschließlich der Anbindung an die Beschaffungsplattform SAP SRM und den Hardwaretausch nach Ablauf der Leasinglaufzeit. Und es war der Start einer mustergültigen Zusammenarbeit.

Kundenspezifischer Webshop: schlanker Bestellprozess und verbesserte Einkaufskonditionen

Gemeinsam mit der CEMA realisierte Carcoustics einen unternehmensspezifischen Webshop. Dazu definierte Konkols Team für die Endanwender in jedem Land mit einem Carcoustics-Standort sogenannte Standard-Warenkörbe. Dabei handelt es sich um komplett konfigurierte Pakete („Bundles“), die aus einem Notebook oder Desktop-PC mit aufeinander abgestimmtem Zubehör wie Dockingstation, Tastatur und Stromstecker bestehen.
„Vor der Aufnahme von Systemen in den Warenkorb erhält die IT-Abteilung die in Frage kommenden Geräte über uns von Dell zum intensiven Testen bereitgestellt“, erläutert Relindis Agethen, Leiterin eProcurement bei der CEMA. Gerade beim Wechsel auf eine neue Gerätegeneration schafft dieser Service die nötige Sicherheit, dass die Bundles auch die Ansprüche der Anwender über den Leasingzeitraum von drei Jahren erfüllen.

Diese Standardisierung strafft und vereinfacht die Beschaffung.

Zusätzlich verhilft sie Carcoustics zu günstigen Einkaufskonditionen beim Hersteller Dell.
Als wichtigsten Vorteil erachtet Konkol jedoch die Entlastung durch den digitalisierten und deutlich verkürzten Beschaffungsprozess: „Wir sparen drei Personentage pro Monat ein.“ Denn anstatt sich durch umfangreiche Listen zu kämpfen und jedes Bestellteil händisch ins SAPSystem einzugeben, reichen jetzt wenige Mausklicks, um im Shop die entsprechende Länderseite und Business Unit sowie das gewünschte Bundle auszuwählen. Dieser Komfort erhöht die Prozesssicherheit, da kein Teil mehr vergessen oder falsch bestellt wird.

Zusätzlich nutzt Carcoustics das Standardportfolio im CEMA IT-Shop, um sonstige Hardware zu beschaffen oder Sonderwünsche der Fachabteilungen zu erfüllen

Automatisierte Abläufe und elektronischer Freigabeworkflow verringern Prozesskosten

Auch der Freigabeprozess läuft jetzt dank der Anbindung des Webshops an das SAP-System größtenteils automatisiert ab. Bestellungen werden nicht länger ausgedruckt und zur Genehmigung vorgelegt. Stattdessen wird mit der Bestätigung des Warenkorbs durch den Anwender die Bestellung ans SAP-System übermittelt, wo sie einen Workflow auslöst. SAP SRM schickt ein Work-Item an den zuständigen Freigabeverantwortlichen. Weitere Funktionen wie die Buchung des Wareneingangs über den Shop, der den Beleg an SAP rückmeldet, entlasten den Einkauf und schaffen von der Bestellung über die Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung eine transparente Prozesskette.

Ergänzende Services aus dem Shop buchbar schaffen Flexibilität

Dank weiterer im Webshop hinterlegter Services hat Carcoustics sogar den gesamten Beschaffungsprozess verbessert.
So personalisiert die CEMA die Geräte, gibt die BIOS-Nummer für die spätere Software-Betankung ein und erledigt den weltweiten Versand inklusive Erstellung der Begleitdokumente für den Zoll unter anderem nach Mexiko und in die USA. Auf Wunsch wird sogar die Installation der Geräte vor Ort übernommen.
Darüber hinaus kümmert sich die CEMA um das Asset-Management und die Leasingrückführung, die zweimal im Jahr stattfindet. Dazu identifiziert CEMA die von der Rückgabe betroffene Hardware, tauscht sie aus gegen neue personalisierte Geräte mit den aufgespielten Nutzerdaten und organisiert die Abholung vor Ort. Einzig die Übergabe an die Spedition muss Carcoustics aus vertragsrechtlichen Gründen selbst vornehmen. Bei einem Volumen von bis zu 300 Geräten erspart das eine Woche Arbeit pro Termin.

Caroustics-Manager Konkol ist voll des Lobes:

„Mit der CEMA haben wir einen starken Partner gefunden, der uns sehr gut betreut und entlastet. Wir sparen rund 30 Prozent Arbeitszeit ein, die wir für Verbesserungsprojekte verwenden können.“

Anwenderbericht PDF download